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这种表示方法，与企业的实际情况很接近，避免了在运用三个层次的表述中(图2)，有时可能认为只有质量体系程序才称之为程序，认为作业规范、规格标准都不能称之为程序的误解，还原了“程序”这一概念广义的含义。
文件化体系的三大支柱及其格式
文件化体系格式的规范化是标准化的第二步。
对质量体系的标准化可看作是按ISO
9000标准制定和执行的各种内部标准。有的企业把这种内部标准分成三种类型：（1）程序性的规定，如管理办法、产品规范、作业标准等；（2）体系图与业务流程图；（3）报告、表格，如业务联络单、记录表格。其中，除报告、表格外，（1）和（2）的内容都是跨越针对总体和针对部门的两个层次，可以说是文件层次结构的纵向分割。
虽然ISO 8402标准对程序的内容有具体的说明，但是从标准化的角度而言，为了使编制的程序既统一又明确，往往在编写之前要作出编写格式、内容、方法的规定，一般叫做程序文件编写导则之类的书面文件。国内外按国际标准或本国标准的有关规定格式作为编写导则的例子很多，国家质量技术监督局限性1993年发布的GB/T1．1标准化工作导则，对标准的起草与表述规则、标准编写的基本规定作了说明，值得借鉴和使用。
图3是我国GB/T1。1标准中规定的标准格式和日本工业标准（JIS）中规定的产品标准格式，以及ISO10013质量手册编制指南中列举的程序格式的粗略对照。从表中不难看出，不论采用哪种格式，ISO8402中对程序内容的说明都包含在其中，即包含了目的和范围；做什么和谁来做；何时、何地、如何作；用什么材料、设备、文件；如何记录和控制活动。
文件格式的标准化虽然只是标准化工作的一部分，但也不容忽视，就像工人上班要穿工作服一样，是一种重要的标志。
体系图和业务流程图
用体系图和业务流程图辅助文件化质量体系的建立，是国外常用的一种方法。在英国合格审核员国际注册委员会（IRCA）所认可的培训课程及日本的有关书籍中，把绘制体系图或流程图作为在质量体系建立过程中必须做的工作，足见其重要程度。这两种图表内容、格式的规范化，直接影响程序文件内容的标准化和完整性。
以上两种图都是利用矩阵式的图表，一般纵向代表工作步骤，横向代表责任或执行部门（人），以表达工作与职责的关系。图中用不同的符号代表不同的工作处理方式，而工作的传递路线和反馈路线一般是用实线和虚线来代表。除此这外，随着需要表达的内容不同，还可在表中增加信息处理、会议、质量记录，使用文件等内容。
体系图是按质量职能和相互关系表示的图表，表达职能部门的主要质量活动和质量在产生过程之间的联系，还表明使用的标准、召开的会议、产生的记录等。对总体而言，有质量保证体系图；对要素而言，有设计控制体系图、设备管理体系图等。如果对某一具体的质量活动用以上图表表述，则称之为业务流程图，如分承包方评定业务流程图、交付业务流程图等。可以说，体系图和业务流程图是各层次程序的图表化。国外不少企业编制的质量手册和程序文件，多数是按业务流程划分章节，而不是按标准中的要素编排程序。
体系图和业务流程图有4项制作要点：
- 体系图和业务流程图制作的对象有差异，前者针对职能的管理循环，后者针对某活动的详细处理方法，策划时应区别对待；
- 统一符号，常见的符号如图表所示，亦可根据需要增加或删除；
- 有层次，注意接口。体系图往往是上一层的，将体系图中的某一质量活动内容再进行分解，描述它们的处理顺序、实施方法和人员、物流和报表及关系，就是下一层次的业务流程图了。由于各部门或部门内各科室之间都有关联，因此可以将本部门或本科室之间看成“黑箱”，将内、外分清，其中一个“黑箱”的输出和相关“黑箱”的输入完全对应，这样就不至于形不成管理闭环。图画是这种思路的示意图；
- 按业务顺序绘制。各符号的上下位置及宽窄表示该项业务所在程序中的步骤和涉及的部门。
如果将设计变更业务流程图用文字表达出来，就是一个程序性的文件。但是，流程图能更形象地表达工作过程，同时不容易漏掉会议、记录和规范（或叫相关文件）。当然，如果流程图和程序并用，更能达到“双保险”的效果。
综上所述，质量体系文件的标准化就是企业质量管理、质量工作标准化的一部分。企业建立质量体系要根据工作的复杂程度、使用方法以及人员素质来确定质量体系文件
的详略，才能保证其规范性、适用性。
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